Die Transaction-History-CSV von Upwork lässt sich nicht 1:1 in DATEV importieren – sie hat weder Konten noch BU-Schlüssel noch eine Reverse-Charge-Prüfung für die Service Fee. So bekommst du in wenigen Minuten eine echte EXTF-Datei.
Upwork-CSV direkt hochladen
Reports → Transaction History → CSV exportieren, hier hochladen
Die Transaction History zeigt sechs Spalten: Date, Type, Description, Client, Amount, Ref ID. Das ist die Rohdatenbasis, aber DATEV braucht Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel je Zeile – und die hängen davon ab, was die Zeile ist. Eine Zeile vom Typ "Service Fee" ist eine ganz andere Buchung als eine Zeile vom Typ "Fixed Price".
Bucht man einfach den Netto-Auszahlungsbetrag, verschwindet die Upwork-Gebühr aus der Buchhaltung und damit auch die Reverse-Charge-Pflicht darauf. Sauber ist: die Bruttozahlung des Kunden als Erlös buchen, die Upwork-Gebühr separat als Aufwand. auszahlung2buchhaltung.de trennt das automatisch in zwei EXTF-Zeilen.
Das hängt an einer Einstellung, die viele übersehen: Hast du unter Settings → Tax Information bei Upwork eine gültige deutsche USt-IdNr hinterlegt? Wenn ja, weist Upwork auf der Gebühr "VAT Reverse Charged" aus – dann schuldest du die 19% USt selbst (§13b UStG, BU 94 mit Vorsteuerabzug bzw. BU 95 als Kleinunternehmer ohne Abzug). Wenn nein, berechnet Upwork die Steuer direkt und du musst nichts weiter melden. Ohne USt-IdNr zahlst du de facto drauf, weil diese Steuer i.d.R. nicht als deutsche Vorsteuer abziehbar ist – ein guter Grund, die USt-IdNr zu hinterlegen.
Pro Auftrag zwei Zeilen: Erlös auf 8400 (Inland/Privatkunde) oder 8336 (EU-Geschäftskunde, Reverse Charge) gegen ein Verrechnungskonto für das Upwork-Guthaben, plus die Gebühr auf 4957 mit BU 94/95.
EXTF\t700\t21\tBelegfeld1\tBelegdatum\tKonto\tGegenkonto\tBU\tBrutto\tBelegtext\tWKZ\tKurs\n;12048821;15032026;8400;1360;3;450,00;Upwork - Acme Ltd - Website Redesign;USD;0.92\n;12048821-fee;15032026;4957;1360;94;45,00;Upwork Gebuehr - Website Redesign;USD;0.92
Konto 8400 nur bei Inlands-/Privatkunden korrekt – bei EU-Geschäftskunden mit USt-IdNr wird daraus 8336 (Kz. 21, Reverse Charge). auszahlung2buchhaltung.de fragt das über dein Steuerprofil und pro Zahlung ab.
Als Kleinunternehmer (§19 UStG) weist du selbst nie USt aus. Auf die Upwork-Gebühr schuldest du trotzdem die Reverse-Charge-USt, wenn du eine USt-IdNr hinterlegt hast – darfst sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Das ist ein echter, oft übersehener Kostenpunkt.
Reports → Transaction History → CSV exportieren, dann bei auszahlung2buchhaltung.de hochladen. Du bekommst eine fertige EXTF-CSV mit Erlös- und Gebühren-Buchungen.
Nur wenn du bei Upwork eine gültige USt-IdNr hinterlegt hast – dann greift Reverse Charge nach §13b UStG und du meldest die 19% USt selbst. Ohne USt-IdNr berechnet Upwork die Steuer bereits selbst.
Bei Privatkunden oder inländischen Geschäftskunden Konto 8400 (19% USt). Bei EU-Geschäftskunden mit USt-IdNr Konto 8336 (Reverse Charge, Kz. 21). Die Upwork-Gebühr selbst läuft über 4957.